У компании появились сложности с ведением учета. Во-первых, с продажами в розницу. Программа не видела кассы, происходили постоянные сбои - возникали ошибки при закрытии смены, постоянно менялось рабочее место из-за доступа через терминальный сервер.
Во-вторых, с 2016 года не закрывался месяц в базе «1С:Управление торговлей и взаимоотношениями с клиентами (CRM)», что не давало возможности правильно рассчитать себестоимость и увидеть рентабельность. Финансовый результат определялся не точно, а это в свою очередь не позволяло принять верные управленческие решения для развития компании.
В-третьих, для контроля плана по выполнению заказов клиентов и налаживания процесса премирования менеджеров по продажам нужно было просматривать, как они отрабатывают свои события.
За решением руководство «Артель» обратилось в компанию «ГЭНДАЛЬФ». Составили ТЗ и приступили к запланированным работам по «1С:Бухгалтерии предприятия». Это разграничение прав пользователей, наведение порядка и приведение в соответствие номенклатурных позиций между двумя программами. По «1С:Управлению торговлей и взаимоотношениями с клиентами (CRM)» - настройка и доработка программы, наведение порядка и техническая поддержка. Также требовалось перезакрытие месяцев с самого начала ведения учета в системе для формирования корректной себестоимости.
Для достижения поставленных целей в программах для сотрудников настроили схему «Интеркампани», которая позволила учитывать продажи по всем филиалам. Наладили алгоритм проведения документов и закрытия месяца для отражения финансовых результатов.
После закрытия возникли проблемы с остатками, так как нужно было отслеживать перемещение остатков по складам основной организации («Артель») и филиалов. Была определена схема восстановления корректности взаиморасчетов с контрагентами. Корректность восстановлена.
Разработан механизм перемещений товаров между складами организаций. Доработаны обработки для копирования табличной части из заказа покупателя в документ «Перемещение товаров». Упрощена процедура перемещения со склада «Товары в пути» на склад «Основной» и доработана по автоподстановке полей «Организация», «Операция», «Склады».
Доработан отчет «Задолженность клиентов по срокам» и настроена его корректная работа. Приведены в полное соответствие данные отчета по просроченной задолженности на 24 сентября 2017 года после обновления к данным этого же отчета до обновления. Проверена точность данных отчета «Задолженность клиентов по срокам» в рабочей базе на текущую дату.
Настроена и доработана база «Управление торговлей». Также доработана аналитика действий менеджеров в разрезе событий и продаж - созданы отчеты «Неотработанные события менеджеров», «Расчет мотивации сотрудников».
Настроены корректные процессы деятельности складов. Доработан механизм минимальной нормы хранения товара на складе и разработан отчет «Дозакуп товара на склады по городам».
Налажены процессы расчета себестоимости, взаиморасчетов с контрагентами. Настроены и исправно функционируют кассовые аппараты, подключенные к «1С», что исключило простои.
Алексей Анатольевич Кривушин, директор компании «Артель»:
«Сейчас месяц в базе закрывается без сбоев. Процесс продажи в розницу стал происходить быстрее и надежнее благодаря стабильной работе касс. Я получаю достоверную информацию о продажах менеджеров и смог сделать систему мотивации сотрудников более справедливой. В целом теперь я могу оперативно принимать управленческие решения. Мы сократили время на работу в конфигурации ключевых пользователей, а также вероятность ошибок из-за ручного ввода. Исправлены ошибки, созданы и доработаны отчеты. На большинство ошибок специалисты «ГЭНДАЛЬФ» составили инструкции по использованию касс, чтобы далее сотрудники «Артель» могли самостоятельно находить ответы на вопросы».